การใช้โทรศัพท์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
โดย…สุทธิชัย ปัญญโรจน์
www.drsuthichai.com
เราต้องยอมรับว่า โทรศัพท์ มีความจำเป็นและมีความสำคัญต่อการใช้ชีวิตหรือการดำเนินชีวิตของเราเป็น อย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการใช้โทรศัพท์สำหรับการติดต่อสื่อสารกันภายในครอบครัว การใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสารเรื่องธุรกิจการงาน การใช้โทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่ควรเรียนรู้และควรศึกษา
การสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรหรือของหน่วยงาน ด้วยการติดต่อทางโทรศัพท์ การติดต่อผ่านทางโทรศัพท์เป็นด่านแรก สำหรับการสร้างความประทับใจแก่ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ ไม่ว่าการติดต่อจะออกมาในรูปแบบใด ก็จะทำให้ลูกค้าเกิดการตราตรึงในหัวใจตลอดไป ฉะนั้น องค์กร บริษัท ห้างร้าน หน่วยงาน ควรมีการจัดฝึกอบรมให้แก่บุคลากรของตนเอง
การสนทนาทางโทรศัพท์ ควรยึดหลักในเรื่องของ มารยาท , รวดเร็ว , ความชัดเจน
– มารยาท ควรคำนึงถึงเรื่องของการใช้น้ำเสียงในการพูด ไม่ควรพูดด้วยอารมณ์โกรธ โมโหฉุนเฉียว
ไม่พอใจ เพราะการแสดงอารมณ์ต่างๆมักจะถ่ายทอดไปยังความรู้สึกของผู้รับฟังได้ การพูดโทรศัพท์ที่ดีควรใช้น้ำเสียงที่หนักแน่น อ่อนหวานนุ่มนวล หลีกเลี่ยงคำพูดที่ไม่เหมาะสม เช่นการพูดเกี้ยวพาราสี การพูดลวนลาม
– รวดเร็ว ควรรีบหยิบหูฟังขึ้น ไม่ควรให้ฝ่ายตรงกันข้ามรอนาน ควรใช้คำพูดให้กระชับ หลีกเลี่ยง
การพูดเรื่องไร้สาระ เนื่องจากอีกฝ่ายหนึ่งอาจมีธุรกิจอื่นๆ ที่ต้องทำ
– ความชัดเจน เป็นคำพูดที่มีความถูกต้อง มีความชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด ควรพูดให้มี
จังหวะที่ถูกต้อง ไม่พูดคลุมเครือ สับสน จนฟังไม่รู้เรื่อง
การใช้กระดาษบันทึก ควรจัดกระดาษบันทึกและปากกาไว้บริเวณใกล้ๆ กับโทรศัพท์เพื่อที่จะได้หยิบใช้ได้ทันที กระดาษบันทึกควรเป็นสมุดที่ฉีกได้ มีขนาดกะทัดรัดเหมาะสมแก่การบันทึกข้อความต่างๆ สำหรับการบันทึกควรเขียนด้วยตัวบรรจงให้ผู้อื่นอ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย ควรลงรายละเอียดให้ครบถ้วน โดยเฉพาะเรื่องของตัวเลข วัน เวลา ข้อมูลต่างๆ
ศิลปะการพูดทางโทรศัพท์ ควรพูดด้วยระดับน้ำเสียงที่ไม่ดังมากเกินไปหรือเบาเกินไป แต่ควรพูดด้วยน้ำเสียงที่ดังพอสมควร เพื่อจะทำให้เกิดความชัดเจนในการรับฟัง อีกทั้งไม่ควรพูดเร็วเกินไปหรือช้าจนเกินไป ควรมีจังหวะในการพูดให้มีความเหมาะสม มีการเว้นวรรคตอน การเว้นช่วงให้อีกฝ่ายสามารถพูดตอบโต้ได้ ควรมีคำพูดที่เป็นลักษณะการตอบรับที่มีความสุภาพ เช่น คำว่า ครับ ค่ะ เพื่อให้อีกฝ่ายหนึ่งรู้ว่าเรากำลังสนใจในเรื่องที่เขาพูด
การนัดหมายทางโทรศัพท์ เป็นสิ่งที่มีความสำคัญในการติดต่อทางธุรกิจ หากไม่มีการนัดหมายจะทำให้อีกฝ่ายหนึ่งไม่มีเวลาที่จะพูดคุยด้วย การนัดผ่านทางโทรศัพท์จึงเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นในการทำธุรกิจ ควรนัดหมายล่วงหน้าก่อนโดยประมาณ อาจนัดล่วงหน้าประมาณ 2-7 วัน สำหรับการนัดหมายควรจัดเวลาที่ทั้งคู่มีเวลาที่ว่าง ควรบอกวัน เวลา ที่ชัดเจน ถ้าหากมีเลขา ควรแนะนำตนเองให้เลขารู้จัก แล้วจึงขอนัดหมายการนัด และก่อนจบการสนทนาให้เราทบทวนการนัดหมายอีกครั้งเพื่อความชัดเจนและย้ำเตือน ให้อีกฝ่ายไม่หลงลืม
เมื่อเกิดความจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์ของผู้อื่น เราควรขออนุญาต ไม่ควรหยิบโทรศัพท์ของผู้อื่นหรือในสำนักงานของผู้อื่นมาใช้โดยไม่ขออนุญาต ก่อน ควรขอคำแนะนำหากเราไม่เข้าใจการใช้เครื่องโทรศัพท์ เนื่องจากโทรศัพท์บางรุ่นมีความทันสมัย ระหว่างการสนทนาไม่ควรพูดเสียงดังจนเกินไป ควรบอกอีกฝ่ายหนึ่งว่า นี่เป็นโทรศัพท์ที่ขอยืมจาก ผู้อื่นใช้ อีกทั้งควรพูดแต่ธุระที่สำคัญที่จำเป็นเท่านั้น เมื่อใช้เสร็จแล้วควรกล่าวคำขอบคุณ
เราจะเห็นได้ว่าการใช้โทรศัพท์มีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งในยุคปัจจุบัน ที่เป็นยุคของการแข่งขัน ยุคของความรวดเร็ว ซึ่งการใช้โทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพจะเกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้อย่างมากมาย เช่น ทำให้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เกิดความสะดวก รวดเร็ว ช่วยในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งการใช้โทรศัพท์ยังสามารถสร้างความสัมพันธ์อันดี ระหว่างคนในสังคมอีกด้วย
#image_title
